Itsensä johtaminen: Työntekijän 6 oleellista työtaitoa

On aurinkoinen maanantai Kouvolan kävelykatu Manskilla. Remontin alta kuoriutunut keskusta vaikuttaa kiireettömältä ja viihtyisältä. Edessäni pöydällä täyttämistä odottaa muistikirjan tyhjä sivu ja tyhjentämistä odottaa iso kuppi kahvia.

Olosuhteet ovat siis mitä mainioimmat keskustella itsensä johtamisesta kahden työelämän asiantuntijan kanssa.

Tämänkertaisen näkökulman valitsin varhaiskasvatuksen ammattilaisilta, lastentarhanopettaja Emmi Haapalalta ja perhekeskustoiminnan koordinaattori Suvi Valleniukselta, jotka ovat tarkastelleet itsensä johtamisesta sosiaalialaan liittyvässä opinnäytetyössään ”Asenne on työtaito – Itsensä johtamisen taitojen tukeminen varhaiskasvatuksessa” (Haapala, Emmi; Vallenius, Suvi, XAMK 2018).

Molemmilla kirjoittajilla on pitkä työkokemus varhaiskasvatuksesta, eli päiväkodeista, ja siten laaja näkemys erilaisista perheistä ja työyhteisöistä.

Päiväkoti

Opinnäytetyön otsikko herätti mielenkiintoni ensisijaisesti johtamisen suhteen poikkeuksellisen tarkasteluympäristön, mutta myös aiheen käytännönläheisyyden takia. Lisäksi jo otsikossa on mainittu kaksi eri näkökulmaa asiaan: asenne on yksilön vaikutuspiirissä, mutta taitojen tukeminen on yksilön ulkopuolelta tulevaa. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää työyhteisöön kuuluvien työntekijöiden itsensä johtamisen taitoja. Tutkimustyössään Haapala ja Vallenius laativat kyselyn, jonka vastauksia he hyödynsivät toteuttaessaan työntekijöille osallistavan työyhteisöillan.

Päiväkoti harvemmin mainitaan johtamiseen liittyvissä keskusteluissa, vaikka syytä olisi.

Tyypillinen esimerkki merkityksellisestä johtamisesta on pienissä ja keskisuurissa yrityksissä. Pk-yrityksen ylin johto on sekä strategisesti että operatiivisesti lähellä työntekijöiden arkea ja asiakaskontakteja. Myös ylimmän johdon itsensä johtamisen taidot näkyvät työntekijöille lähes päivittäin, koska organisaatiorakenne on matala. Vaikutus liiketoimintaan on välitön yritysten päivittäisessä toiminnassa, joten merkityksellinen johtajuus ja johtamisen käytännön toteutus korostuvat.

Päiväkodin henkilökunnan työtavoilla on suoria vaikutuksia palvelua käyttävien perheiden arkeen ja sen sujuvuuteen, lapsiin kohdistuvasta kasvatustyöstä puhumattakaan. Johtaminen näkyy myös asiakkaille, vaikuttaen välittömästi asiakaskokemukseen ja sitä kautta toiminnan tuloksellisuuteen. Lapset oppivat paljon havaitsemistaan vuorovaikutustilanteista.

Varhaiskasvatuksessa työntekijälle syntyvä kokemuspohja ihmisten kanssa toimimisesta on laaja verrattuna moniin muihin aloihin, koska vuorovaikutusta edellyttäviä tilanteita tulee päivittäin paljon. Päiväkodissa arki on pääasiassa asiakaspalvelua ja toisten ihmisten kohtaamista. Varhaiskasvatuksen ammattilaiset ovat päivittäin tekemisissä erilaisten lasten ja heidän vanhempiensa kanssa, ja työarkeen kuuluu myös esimiehiä, kollegoita ja alaisia.

Työelämässä hankittu kokemusasiantuntijuus itsensä johtamisessa

Emmi Haapalalle ja Suvi Valleniukselle opinnäytetyö on ollut väylä koota yhteen molempien asiantuntijuutta. Osaaminen on kehittynyt oman mielenkiinnon pohjalta käytännön työssä, ja he haluavat jakaa omaa osaamistaan työyhteisöjen kehittämisessä mahdollisimman laajalle.

Haapala ja Vallenius ovat tunnistaneet paitsi selkeän tarpeen työyhteisöissä niin myös omat kykynsä esiintuoda osaamisensa. Molemmat tunnistavat toisissaan vahvuuksia ja taitoja, joita kaikilla ei ole tai joita kaikki eivät hyödynnä omassa työyhteisössään. Sekä Haapala että Vallenius omaavat vuorovaikutustaidot, joiden avulla he osaavat toimia monenlaisten ihmisten parissa myös muualla kuin päiväkodissa. Haapalan erityisosaaminen työyhteisössä on rohkeus haasteiden tunnistamisessa ja niiden kohtaamisessa. Valleniuksen vahvuuksiin kuuluu taito ottaa puheeksi työyhteisössä piileviä haasteita ja epäselvyyksiä. He pitävät myös oleellisena sitä, että työyhteisössä tunnistetaan kunkin työntekijän vahvuuksien laadun lisäksi niiden määrä sekä rooli työyhteisössä. Haapalan ja Valleniuksen kokemusten mukaan erilaiset roolit näkyvät myös asiakaspalvelussa.

Etenkin hyvän näkeminen ja työyhteisön voiman tunnistaminen ovat tärkeitä.

Samoin kuin se, että työyhteisössä vähennetään toistuvia selityksiä kehittämättä jättämiselle.

Haapala ja Vallenius ovat todenneet, että työntekijöiden työpanokset eivät koskaan ole tasamääräisiä eivätkä kaikki ole näkyvissä. Toimiva työyhteisö kuitenkin tarvitsee monenlaisia panostuksia. Haastateltavien kokemusten mukaan työyhteisön kannalta on tärkeää, että oma työn tekemiseen käytetty energia kohdentuu nimenomaan oikeiden asioiden tekemiseen.

Asenne usein käsitetään niin, että kaikilla tulisi olla kivaa koko ajan tai, että asenne on aina jotakin positiivista ja kevyttä. Siksi Vallenius korostaa tarkoittavansa asenteella myös sitä, että toimintakyky tulee aina säilyttää ja ikävätkin asiat tulee hyväksyä. Asennetta on siis myös se, että osaa huomioida oleelliset asiat epäoleellisista.

Opinnäytetyössään Haapala ja Vallenius totesivat työntekijöiden tarvitsevan kannustusta, tukea ja rohkaisua. Haapalalle ja Valleniukselle on ollut tärkeää tuoda esiin myös se, että useimmiten työntekijöissä itsessään on voimaa ja taitoja työskennellä tuloksellisesti myös ilman yksisuuntaiseen kommunikointiin perustuvaa johtamista. Haastateltavien kokemusten mukaan isoiltakin tuntuvat esteet työssä on mahdollista poistaa asennetta korjaamalla ja arvioimalla uudestaan paitsi omia niin myös toisten kykyjä. Työkavereiden vahvuudet ovat usein helpommin tunnistettavissa kuin omat.

Vuorovaikutuksesta

Haapalan kokemusten mukaan vuorovaikutusta ei voi opettaa luennoimalla, vaan se opitaan käytännön työskentelyn kautta. Työyhteisötaitoja voi parhaiten harjoitella nimenomaan työpajatyyppisen toiminnan kautta. Jokaisen työntekijän työpanos vaikuttaa toisten suoriutumiseen ja tuloksellisuuteen, joten yhteisen tavoitteen ymmärtäminen samalla tavalla on edellytys lopputulokseen pääsemiselle.

Työntekijä vie työpaikalleen oman asiantuntijuutensa, osaamisensa ja itsensä johtamisen taidot.

Väärinymmärrykset työyhteisössä johtuvat Haapalan ja Valleniuksen mukaan tyypillisesti vuorovaikutustaitojen puutteesta. Myös tiukasti vakiintuneet käsitykset esimerkiksi liittyen työyhteisön jäsenten vahvuuksiin tai mielenkiinnon kohteisiin voivat haitata työyhteisön kehittymistä. Muun muassa eritahtisesta työskentelytyylistä johtuvista väärinymmärryksistä olisi mahdollista päästä eroon harjoittelemalla vuorovaikutustilanteita ja puheeksi ottamista. Työyhteisössä saatetaan esimerkiksi luulla, että jonkin asian toteuttamiseen pitää saada lupa esimieheltä, vaikka todellisuudessa työntekijät voivat itsenäisesti päättää siitä. Toinen yleinen väärinkäsitys tuntuu olevan rahan tarve toimintatapojen muuttamisessa. Todellinen tarve ja saatavuus selviävät tyypillisesti vasta, kun erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja aletaan kartoittamaan.

Vaikka varhaiskasvattajat ovat taitavia kohtaamaan lapsia ja heidän vanhempiaan, työkavereiden suhteen heillä voi olla taipumus enemmän olettaa työkavereidensa ajatuksen juoksua kuin keskustella keskenään. Tässäkin Haapala ja Vallenius korostavat hyvien vuorovaikutustaitojen ja avoimen kommunikoinnin merkitystä ongelmien ennalta ehkäisemisessä.

Molemmat haastateltavista kokevat soveltavansa opinnäytetyössä esiintuomiaan taitoja entistä enemmän käytännössä. Haastateltavien kehittämismyönteiseen ajattelutapaan kuuluu myös sen esiintuominen, että ihan jokainen voi kehittää omaa asennettaan työn suhteen. Teoriat ja käytännössä opitut asiat ovat rinnakkaisia, joten niistä voi muodostaa kullekin työyhteisölle toimivan kokonaisuuden. Toimivuuden määrittävät siis eri roolien väliset vuorovaikutukset.

Haastateltavat näkisivät mielellään vuorovaikutuksen kehittämisen ja ylläpitämisen osana työyhteisöjen säännöllisiä rutiineja.

Tarve ja taidot peilata omaa tekemistä muihin ja muiden kanssa on tiedostettava sekä oman työssäjaksamisen että esimiestyön kannalta. Ammatillista kokemusasiantuntijuutta olisi mahdollista hyödyntää enemmän nimenomaan työyhteisöjen sisällä, mutta myös verkostoissa ja vuorovaikutuksessa työyhteisön ulkopuolelle.

Niinpä haastattelussa esiin tulleita asioita pohdittuani mielessäni tiivistyi kuuden kohdan listaus tärkeimmistä työaidoista tämän päivän työelämässä:

1. Pätevyys on oleellinen perusta työtehtävissä menestymiselle ja työyhteisössä oman roolin löytämiselle

Työyhteisöissä tarvitaan vastakkaisia mielipiteitä ja toisten taitoja täydentävää osaamista, mutta sen lisäksi tarvitaan vuorovaikutustaitoja. Millään osaamisella ei ole käytännössä merkitystä, jos ihminen ei osaa kommunikoida sitä muille. Työntekijöiden panos omaan työyhteisöönsä on henkilöstä riippuvainen niin laadultaan kuin määrältään. Työyhteisön ominaisuudet ja ilmapiiri muodostuvat yksilöiden keskinäisistä suhteista. Jokaisen työntekijän olisi hyvä kehittää kollegoidensa roolien ymmärtämistä.

2. Asenne on työtaito, jota voi tietoisesti harjoitella

Tuloksellisen työskentelyn kannalta on tärkeää tiedostaa se, että työn tekemisen asennetta voi harjoitella. Oleellista on tunnistaa ja hyväksyä omat vaikutusmahdollisuudet työyhteisön ilmapiirin ja tavoitteiden asettelun ja saavuttamisen näkökulmasta. Toisinaan asennetta vaatii myös se, että tietyt asiat täytyy suorittaa, vaikka ne tuntuvat turhilta tai vastenmielisiltä.

Yksinkertaisimmillaan riittää, että työntekijä itse pyrkii aktiivisesti katsomaan asioita laajemmin kuin itselle on luontaista. Oman ajattelun haastamista voi harjoitella kyseenalaistamalla mahdollisimman monta asiaa työarjessa vastaan tulevissa tilanteissa. Oman asenteen korjaaminen ja oikeanlaisen asenteen harjoittelu ei kuitenkaan riitä, jos työyhteisön tuki puuttuu. Esimiehen tärkein tehtävä on ensin luoda työntekijöille edellytykset itsensä kehittämiseen ja sen jälkeen kannustaa työntekijöitään asenteen muuttamiseen. Eikä omasta esimerkistä tässäkään tapauksessa ole haittaa.

3. Sparraus- ja mentorointitaidot hyödyntävät koko työyhteisöä

Sparraus ja mentorointi eivät välttämättä ole ulkopuoliselta konsultilta ostettavia asioita, vaan sitä voidaan toteuttaa myös työyhteisön sisäisesti. Rakentavan ja ratkaisukeskeisen vuorovaikutusilmapiirin toteuttaminen vaatii keskustelutaitoja työyhteisön jäseniltä. Vuorovaikutusosaaminen on edellytys paitsi tiedon jakamiselle niin uuden tiedon ja taidon luomiselle yhdessä. Kaikkein parhaiten tätä tukee työyhteisön sisäinen empatia.

4. Vuorovaikutustaidot kehittyvät niitä käytettäessä

Vuorovaikutusosaaminen on henkilökohtainen taito, joka perustuu asenteeseen. Uuden tiedon ja taidon luominen yhdessä on mahdollista vain vuorovaikutuksen avulla. Pelkällä luomisella ei vielä pääse minnekään, vaan vuorovaikutusta tarvitaan myös tiedon jakamiseen. Tämäkään ei rajoitu tiettyihin toimialoihin. Jokaisessa projektissa, jossa on useampi ihminen tekemässä töitä tietyn tavoitteen saavuttamiseksi, tarvitaan aina myös vuorovaikutusta eri roolien yhteen sovittamiseksi.

5. Puheeksi ottamisen taito auttaa työyhteisöä sopeutumaan muutoksiin

Muutosten määrä lisääntyy työyhteisöissä jatkuvasti. Muutokset voivat olla sekä organisaatiosta että sen jäsenistä lähtöisin, ja molemmissa tapauksissa työyhteisön jäsenten sopeutumista auttaa muutoksesta keskusteleminen. Työpersoonan muutokset seuraavat henkilökohtaisen elämän muutoksia, vaikka henkilökohtaisia asioita ei oletetakaan tuotavan työarkeen.

Tyypillisesti muutostilanteet korostavat yksilöiden vahvuuksia ja kehityskohteita. Yksilöön kohdistuvien muutostilanteiden vaikutus työyhteisöön riippuu paljon työyhteisön ilmapiiristä. Työyhteisössä vuorovaikutuksen tulisi olla rehellistä ja avointa, jotta työntekijät kokevat voivansa ottaa puheeksi havaitsemiaan asioita. Puheeksi ottamisen taito on yksi keskeisimmistä vuorovaikutustaidoista.

6. Taito vaihtaa työntekijäroolia tarpeen mukaan lisää työyhteisön joustavuutta

Työyhteisö koostuu aina yksilöistä, joiden osallistuminen, eli toisin sanoen rooli, on henkilökohtainen sekä laadultaan että määrältään. Taito toimia erilaisissa rooleissa työyhteisössä mahdollistaa erilaisten ihmisten mukaan ottamisen ja toisaalta myös lähtemisen aiheuttaman puutteen paikkaamisen.

Suuri määrä itsensä johtamista ja vuorovaikutusta vaatii myös toimivia tapoja nollata omaa kuormitusta.