Tietosuojaseloste

Laatimispäivä 23.5.2018

  1. Rekisterinpitäjä

Sohvalla Oy (yritys)

Sirkkelimiehenkatu 4 b 8, 53300 Lappeenranta

p. 044 524 2224

  1. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Laura Kaijanen

Sirkkelimiehenkatu 4 b 8, 53300 Lappeenranta

p. 044 524 2224

laura.kaijanen@sohvalla.fi

  1. Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri

  1. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn yleisenä henkilötietolain 8 §:n mukaisena edellytyksenä on asiakassuhde. Asiakasrekisterin käyttötarkoituksia ovat asiakassuhteen hoitaminen, laskutus ja sopimuksen teko.

  1. Rekisterin tietosisältö

Asiakasrekisteri sisältää rekisteröidyistä seuraavat tiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.

Yritys säilyttää vain yrityksen toiminnan ja tietojenkäyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja, joiden käsittelylle on lailliset perusteet. Tarpeettomaksi muuttuneet tai vanhentuneet tiedot hävitetään tietoturvallisesti.

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin talletettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, julkisista tietolähteistä tai julkisten yhteystietojen palveluntarjoajilta. Yrityksen www-sivuilla on yhteydenottolomake, johon pyydetään luovuttamaan tietoja, joiden perusteella asiakkaaseen otetaan yhteyttä.

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastuspyynnöt osoitetaan rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle yllä olevilla yhteystiedoilla ja rekisteröidyn allekirjoituksella varustettuna kirjallisesti tai sähköisesti.

Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Poisto-oikeus: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan tiedon poistamista, jos tiedon käsittely ei ole tarpeen. Pyyntö osoitetaan reksiterinpitäjän yhteyshenkilölle yllä olevilla yhteystiedoilla ja rekisteröidyn allekirjoituksilla varustettuna kirjallisesti tai sähköisesti. Poistopyynnön käsittelyn jälkeen joko tiedot poistetaan tai tietojen poistamatta jättämiselle ilmoitetaan perustellut syyt. Rekisteröidyn henkilötiedot hävitetään rekisteröidyn pyynnöstä, ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.

Vastustamisoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee käsittelyn lainvastaiseksi.

Suoramarkkinointikielto: Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Suostumuksen peruuttaminen: Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn antamansa suostumus.

  1. Tietojen säilytys, luovutus ja siirrot

Asiakasrekisteri säilytetään sähköisessä muodossa, joka tallentuu OneDrive-palveluun. Manuaalinen aineisto säilytetään lukollisessa tilassa.

Yritys ei luovuta rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa. Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa fyysisesti sijaita alihankkijoiden palvelimilla tai laitteistolla. Yrityksen kirjanpito on ulkoistettu tilitoimistoon, joka huolehtii omalta osaltaan heille siirtyvien asiakasrekisteritietojen asianmukaisesta suojaamisesta.

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jos tietoja kuitenkin siirretään, huolehtii rekisterinpitäjä henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja käsittelystä lain edellyttämällä tavalla.

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Yrityksen tietoturvallisuus ja henkilötietojen luottamuksellisuus on varmistettu suojaamalla asiakasrekisteri tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Henkilötietoa käsittelee vain rekisteriasioiden yhteyshenkilö, joka tunnistautuu järjestelmiin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Suojausta valvotaan aktiivisesti. Rekisterinpitäjä ilmoittaa mahdollisista tietoturvaloukkauksista suoraan viranomaisille tai rekisteröidylle soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

  1. Tietojen korjaaminen

Yritys huolehtii asiakasrekisterin oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta päivittämällä käyttäjän virallisia henkilö- ja yhteystietoja asiakkaan pyynnöstä.